Microsoft Teams verwendet für die Rechteverwaltung die Office 365 Groups. Worauf man deswegen achten sollte, um die IT weiterhin sauber zu halten, wird im Folgenden beschrieben.

Für jedes neue Team in Microsoft Teams wird eine neue SharePoint Seite und eine neue Office 365 Gruppe angelegt. Daraus ergeben sich 2 Probleme:

• Wird ein neues Team angelegt für ein organisatorisch bereits aktives Team welches seine Arbeit in SharePoint bereits organisiert wird die SharePoint Landschaft schnell sehr unübersichtlich und unverständlich, da durch die Erstellung nun zwei gleichnamige SharePoint Seiten existieren.
• Eine Office 365 Group hat eine eigene E-Mail Inbox mit gleichnamiger Adresse. Falls ihr nun bereits einen E-Mail-Verteiler mit dem gleichen Namen habt, könnt ihr euch vorstellen, dass Mails nicht dort ankommen wo sie hinsollen, da die Gruppe leicht mit dem Verteiler verwechselt werden kann.

Was man dagegen machen kann:

Microsoft hat zur Lösung der oben genannten Probleme eine Möglichkeit geschaffen die Rechteverwaltung Tool-Übergreifend zu gestalten. Da Groups grundlegender für die Systemlandschaft sind als die einzelnen Services, empfiehlt es sich in erster Linie bestehenden Gruppen ein MS-Team zuzuweisen (Abbildung 2).

Falls ihr E-Mail Verteiler Listen verwendet und diese nicht umbenennen wollt, solltet ihr ein Präfix bei der Benennung des Teams verwenden (was sich auch auf die Group und SharePoint Seite auswirkt). Ein Beispiel könnte sein: „GRP_Teamname“. Auf diese Weise ist es auf einem Blick ersichtlich wohin die Mail geht.

Auch wenn jedes Microsoft Tool seine eigene, leicht zu verwendende Rechteverwaltung mitbringt, ist es auch möglich diese Tool-übergreifend zu gestalten. Es ist gut dies im Hinterkopf zu haben, bevor man ein neues Programm einführt. So erspart ihr euch später viel Frust.