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PLAN.DESIGN.BUILD mit MS Planner

Veröffentlicht am 30.11.2016 von Andreas Pohl , Office365 , Cloud

Mit Office 365 Planner bringt Microsoft ein neues Tool neben dem etablierten MS Project heraus, dass die Zusammenarbeit von verteilten Teams noch besser unterstützen soll.

In meiner Rolle als technischer Projektleiter bin ich immer an neuen Kollaborations- und Planungswerkzeug interessiert, so dass ich mir heute die Zeit nehme das neue Mitglied der O365 Familie genauer anzuschauen.

Wie alle O365 Applikation ist Planner am üblichen Platz in der O365 Navigationsleiste zu finden.

Bild 1

Nachdem man auf das Planner-Icon gedrückt hat, kommt man auf die Einstiegsseite von Planner. Auf der linken Menüseite findet man die Punkte, Neuer Plan, Planner-Hub (eine Art Übersicht der aktuellen und relevanten Pläne, „Meine Aufgaben“, Bevorzugte und alle Pläne.

Bild 2

Um sinnvoll die Funktionen von Planner erkunden zu können brauche ich ein geeignetes Test-Szenario. Da die eBiz sich ja seit einiger Zeit mit dem Unternehmensziel der Ausarbeitung und Umsetzung einer Social Media Strategie beschäftigt, bietet es sich an, die damit verbundene Planung als Test-Scenario mittels Planner umzusetzen

Als erstes erstelle ich einen neuen Plan mit dem Namen: „Befüllung Social Media Backlogs Q4“. Hierbei ist zu beachten, dass Sonderzeichen und Umlaute automatisch bei der Generierung der E-Mail-Adresse weggelassen werden, d.h. einfach korrigieren. In meinem Fall „ue“ statt ü.

Ich entscheide mich dafür, dass mein Plan erst einmal nur privat sichtbar ist, d.h. nur später zugewiesene Teammitglieder können den Plan sehen. Die andere Möglichkeit ist Öffentlich, für alle Mitarbeiter der eBiz.

Das Resultat stellt sich wie folgt dar:

Bild 3

Nach ein paar Sekunden erscheint die Detailsicht auf den neuen (Projekt-)Plan. Planner vergibt dabei automatisch das Kürzel des Planes anhand der ersten beiden Buchstaben des Namens, Befüllung Social Media.

Im Navigationsribbon (siehe roter Rahmen) ist standardmäßig „Board“, der eigentliche Arbeitsplatz, ausgewählt. Daneben gibt es noch Diagramme und wie mittlerweile bei O365 Anwendungen das obligatorische Notizbuch in OneNote. Hilfreich für den Einstieg in Planner sind die angezeigten Tipps.

Bild 4Bild 5

In der erweiterten Ansicht - zu erreichen über die drei Punkte - bekommt man noch weitere Möglichkeiten, wie Unterhaltungen, Kalender, Mitglieder des Plans, Dateien angeboten (siehe Abbildung). Zusätzlich kann man darüber den Plan verwalten und E-Mails abonnieren. Wie bei jedem Projektplan gilt es nun Aufgaben zu definieren, Fälligkeiten zu definieren und entsprechende Ressourcen hinzuzufügen. Außerdem gibt es die Möglichkeit „Buckets“ zu definieren, über die man Aufgaben logisch gruppieren kann.

Im nächsten Artikel geht es mit der Aufgabenerstellung und Verteilung weiter.

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